結論
得意先ごとの梱包やラベル、納品書、納品時間の決まりが担当者の記憶に残りがちなのは、記憶力の問題ではなく、ルールの置き場所が一つに決まっていないからです。出荷が多い得意先を1社選び、四項目を一覧にして出荷前に誰でも見られる場所に置くことから始められます。
まず結論：人を増やす前に、ルールの置き場所を一つに決める
出荷のたびに「あの得意先は、どう梱包するんだっけ」と班長に聞いて回る。そんな場面に心当たりのある経営者の方は多いはずです。結論から言えば、人を増やす前に、ルールの置き場所を一つに決めることが出発点です。
ここでは従業員20名ほどの町工場を例に考えます。実在の企業の事例ではありません。
いま何が起きているか
町工場では、得意先ごとに梱包の仕方、納品書の種類、ラベルの貼り位置、納品時間帯の決まりが異なることがよくあります。これらの決まりは担当者の記憶と、机に貼られたメモ、過去のメールに分かれて残りがちです。
得意先が増えるたび、決まりも増えます。担当者が休むと、出荷担当は班長に聞くしかありません。聞かれた側も、自分の仕事の手を止めることになります。問題は記憶力ではありません。決まりの置き場所が一つに決まっていないことです。
どう考え、どう動くか
見直しは、全得意先を一度に整える必要はありません。次の順番だと、現場の負担を抑えられます。
- 出荷が多い得意先を1社選ぶ
- 梱包、ラベル、納品書、納品時間の4項目を一覧にする
- 一覧を、出荷前に誰でも見られる場所に置く
- 決まりが変わったら、気づいた人がその場で追記する
- 1か月使って、聞き返しの回数が減ったかを確かめる
ツールは紙の台帳でも共有表でも構いません。大切なのは、見る場所が一つであることです。
VELAの立場
VELAは、経営者の方の隣で風向きを一緒に読む参謀です。いきなり仕組みを持ち込むのではなく、まず現場で何が起きているかを伺い、どの順で整えるかを一緒に決めます。ルールの整理が終わった先に、どんな状態へ着きたいか。その地点を先に決め、そこへ向かう航路を共に渡り切ります。成果をお約束するものではありません。現場の負担を増やさない進め方を、一緒に考えます。
よくある質問
得意先ごとのルールは、どこから整理すればよいですか？
出荷が多い得意先を1社選び、梱包、ラベル、納品書、納品時間の4項目を一覧にするところから始めるのが現実的です。
紙の台帳と共有表では、どちらがよいですか？
現場が出荷前に必ず見られる方を選んでください。見る場所が一つに決まっていることが、いちばん大切です。
ルールの変更はどう反映すればよいですか？
変更に気づいた人がその場で追記する運用が続きやすいです。更新担当を一人に固定しないことがポイントです。