単価改定の連絡を受けたのに請求が古い単価のままになるのは、担当者の注意不足ではなく、単価の持ち主と更新日が決まっていないからです。得意先ごとの単価を一枚の一覧に集め、適用開始日と更新した人の欄を設け、連絡を受けた人がその日のうちに書き込み、受注入力と請求書はその一覧だけを見て作る形が起点です。
まず結論：単価の持ち主と更新日を決めて、食い違いを防ぐ
得意先から単価改定の連絡を受けたのに、請求の段階で古い単価のままだったと気づく。そんな経験をお持ちの経営者さまは、少なくないと思います。結論から言えば、原因は担当者の注意不足ではなく、単価の持ち主が決まっていないことにあります。
ここでは従業員20名ほどの町工場を例に考えます。実在の企業の事例ではありません。
いま何が起きているか
得意先から単価改定の連絡が入る窓口は、メール、電話、見積書の返信など、ばらばらです。受けるのは営業担当のこともあれば、現場の班長のこともあります。
その連絡が、受注入力や請求書の作成を担う事務担当まで届く道筋は、決まっていません。結果として、受注入力では新単価、請求書では旧単価という食い違いが生まれます。気づくのは、得意先から請求額の問い合わせが来たときです。
どう考え、どう動くか
単価の食い違いは、人の注意で防ぐものではなく、持ち主と更新日を決めて防ぐものだと考えます。進め方の一例です。
- 得意先ごとの単価を、一枚の一覧に集める
- 一覧に「適用開始日」と「更新した人」の欄を設ける
- 改定の連絡を受けた人が、その日のうちに一覧へ書き込む
- 受注入力と請求書は、この一覧だけを見て作る
- 月初に事務担当と営業担当で、変更のあった行だけを確認する
最初は表計算ソフトで十分です。一覧づくりは事務担当と営業担当で一日ほど、毎月の確認は数分から十数分規模で収まることが想定されます。
VELAの立場
VELAは帆として、経営者さまの風を受けて進みます。単価の食い違いは、現場の誰かが悪いのではなく、仕組みの空白から生まれることが多いものです。私たちは、その空白がどこにあるかを一緒に見つけます。そして、事務担当の方が請求のたびに身構えなくてよい状態へ、航路を共に渡ります。道具の導入が先ではなく、まず業務の流れを見ることから始めます。