玉掛けやフォークリフトなどの資格の更新期限が本人任せになり、失効に気づくのが作業の直前になるのは、注意不足ではなく、期限と持ち主を見渡す一覧がないからです。人・資格・期限・更新先を表計算ソフトの一覧にし、期限の三か月前に色が付くようにして毎月の朝礼で見るところから始められます。
まず結論：期限と持ち主を一枚の一覧にする
玉掛けやフォークリフトなど、現場の資格は一人ひとり更新の時期が違います。資格証のコピーはあっても、期限の把握は本人任せという工場さまは少なくないように思います。結論から言えば、まず期限と持ち主を一枚の一覧にすることが出発点です。
本記事は一般的な業務構造から組み立てた例であり、実在の企業の事例ではありません。
いま何が起きているか
従業員二十名ほどの町工場を例にします。玉掛けやフォークリフト、有機溶剤などの資格や講習は、人によって更新の時期が違います。資格証のコピーは事務所のファイルにあり、実際の期限は本人か班長が覚えている状態です。
更新の案内が届いても、現場に回らないことがあります。失効に気づくのは、その資格が必要な作業が決まった直前になりがちです。そのとき、作業の担当を組み替えるか、急いで講習を探すことになります。原因は注意不足ではありません。期限と持ち主を見渡せる一覧がないことです。
どう考え、どう動くか
見直しの順序は三つです。
- 資格証のコピーを集め、人・資格・期限・更新先を表計算ソフトの一覧にする
- 期限の三か月前になった行に、色が付くようにする
- 毎月の朝礼などで、色の付いた行だけを確認する
最初から専用の仕組みは要りません。一覧づくりは一度きりの作業です。事務担当と班長が一緒に進めれば、半日から一日ほどで終わることが想定されます。更新の費用や日程の判断は、これまでどおり経営者さまが行います。変えるのは、期限に気づく場所だけです。
VELAの立場
VELAは、帆として経営者さまの風向きに合わせ、航路を共に渡る参謀です。この例でいえば、目指す状態は、資格の期限を誰かの記憶に頼らず迎えられる朝です。そのために、現場の資格と更新の実態を一緒に振り返り、小さな一覧から整えていく伴走をします。決めるのは経営者さまです。私たちは、決めるための材料と、実行を支えます。