結論
入金確認が月末に集中して事務担当一人に負担が偏るのは、請求と入金を突き合わせる基準が決まっていないからです。得意先ごとの支払日と振込名義を一枚の表にまとめ、確認を週に一回に分け、予定日を過ぎても入金がない件だけを抜き出す形にすれば、全件を毎回見ずに済みます。
まず結論：確認の回数を増やすより、見る件数を絞る
請求書を出したあと、入金の確認が月末にまとめて回ってくる。そのたびに、事務担当が通帳と控えを一件ずつ見比べている。そんな町工場は少なくありません。結論から言えば、確認の回数を増やすより、見る件数を絞ることが先です。
ここでは従業員20名ほどの金属加工の町工場を例に考えます。実在の企業の事例ではありません。
いま何が起きているか
請求書を出したあと、入金の確認は月末にまとめて行われています。入金明細を見ながら、請求書の控えと一件ずつ突き合わせます。得意先ごとに支払日や振込名義が違うため、照合に迷う件が出ます。
確認できる人は、事務担当の一人だけです。月末は他の業務と重なり、残業になりがちです。入金が遅れている得意先への連絡も、後手に回ります。原因は、担当者の注意力ではなく、突き合わせる基準が決まっていないことです。
どう考え、どう動くか
最初から仕組みを変える必要はありません。次の流れで、小さく始められます。
- 得意先ごとの支払日と振込名義を、一枚の表にまとめる
- 請求書の控えに、入金予定日を一つだけ書き添える
- 入金の確認は月末ではなく、週に一回、短い時間で行う
- 予定日を過ぎても入金がない件だけを、別に抜き出す
- 抜き出した件は、担当者と社長が同じ表で見て、連絡の要否を決める
大切なのは、全件を毎回見ないことです。例外だけを見る形にすると、続けやすくなります。
VELAの立場
VELAは、帆として経営者の風を受け、地点Bまで共に渡る伴走役です。ここでの地点Bは、入金の状況が月末を待たずに分かり、事務担当が一人で抱え込まない工場です。支払日の整理や確認の頻度は、得意先の構成によって変わります。仕組みを入れること自体が目的ではありません。まず現状の風向きを、一緒に整理するところから始められます。
よくある質問
入金確認を月末から週次に変えると、手間は増えませんか？
一回あたりの件数が減るため、一回の作業は短くなります。月末に集中していた作業を、分けて行うイメージです。
振込名義が得意先名と違う場合は、どう扱えばよいですか？
得意先ごとの振込名義を、表に一度だけ記録します。以後は表を見て照合できるため、迷う件が減ります。
入金が遅れている得意先には、いつ連絡すればよいですか？
入金予定日を過ぎた時点で、担当者が確認する形が分かりやすいです。連絡の基準は、社長と事前に決めておきます。