ヒヤリハットの用紙が棚に積まれるだけで次の判断に生きないのは、書く側に意欲がないからではなく、書いた後の行き先がないからです。現場の入力を一言と写真一枚、場所の選択だけに絞り、事務担当の転記をなくして一覧に並ぶようにし、週に一度の朝礼で場所別の一覧を数分見る形にすれば、記録が判断材料に変わります。
まず結論：現場の入力を増やさず、見る側の手間を減らす
ヒヤリとした出来事を紙に書いても、その紙が棚に積まれるだけ。そんな状態に、心当たりのある社長は少なくないはずです。書いた人の手間が、次の判断に生きていないのは、もどかしいことだと思います。結論から言えば、現場の入力を増やさず、見る側の手間を減らすことが出発点です。
ここでは従業員25名ほどの町工場を例に考えます。実在の企業の事例ではありません。
いま何が起きているか
ヒヤリとした場面があると、現場の人は用紙に日付と内容を書いて箱に入れます。用紙は月末にまとめて事務担当が受け取り、ファイルに綴じて棚へ置きます。ここで記録は止まります。
場所別や機械別に並べ替える手段がなく、同じ場所で似たヒヤリが起きていても、気づくきっかけがありません。書く側に意欲がないのではなく、書いた後の行き先がないことが、構造上の原因です。
どう考え、どう動くか
見直しの順序は三つです。
- 現場の入力を、一言と写真一枚、場所の選択だけに絞る
- 事務担当の転記を無くし、記録が自動で一覧に並ぶようにする
- 週に一度、朝礼で場所別の一覧を数分だけ見る
最初から全社で始めず、一つの工程だけで試します。AIは、似た内容の記録をまとめる補助に使えますが、何を対策にするかを決めるのは社長と現場です。見る習慣が先で、道具はその後に選びます。
VELAの立場
VELAは、帆として風を受けながら、航路を共に渡る立場です。現場の気づきが社長ひとりの心配で終わらず、会社の判断材料として戻ってくる状態を、地点Bと考えています。そこへ向けて、どの工程から始めるか、誰がいつ見るかを、状況に合わせて一緒に決めます。ツールを先に決めることはしません。道筋が見えてから、必要な仕組みを選びます。