新入社員の受け入れ資料、属人化していませんか

まず結論：システム導入より先に「今ある資料の集約」から

新しい社員を迎えるたびに、受け入れ資料を一から作り直している。そんな状態は、決して珍しくありません。特別なシステムを新しく導入しなくても、今ある資料を整理し直すところから着手できます。

いま何が起きているか

人材紹介・人材派遣業では、新しく入る社員を迎える機会が他業種より多くなりがちです。ところが受け入れ資料は、担当者が個人のパソコンやメールの中で管理していることが少なくありません。誰が最新版を持っているか分からず、部署ごと・担当者ごとに似たような資料が重複して作られています。更新も個人任せになっているため、古い資料がそのまま使われてしまうこともあります。結果として、新しく入った社員への説明が担当者によって微妙に違い、定着までに時間がかかる原因のひとつになっています。

どう考え、どう動くか

まず取り組むべきは、資料を増やすことでも、新しいシステムを導入することでもありません。

• 今すでにある資料を一か所に集め、どれが最新版かを誰でも分かる状態にする
• 入社日が決まった時点で、必要な資料が自動でそろう流れを作る
• 担当者が毎回思い出しながら資料を集める工程をなくす

資料作りにかかっていた時間は月数十時間規模で圧縮できる見込みです（※想定値）。この構造は人材業界に限らず、拠点が複数ある会社や人の入れ替わりが多い業種であれば、業種を問わず起こりやすいものです。

VELAの立場

VELAは、資料を作る作業そのものを代行する会社ではありません。なぜ資料が属人化するのか、その構造を一緒に整理し、現場が無理なく回る仕組みに変えるところまで伴走します。答えを示すだけでなく、実際に手を動かして仕組みを定着させ、社外との調整が必要な場面でも間に立ちます。決めて、実行して、責任を引き受けるところまでを担うのが、VELAという伴走の役割です。