面接日程調整の往復をなくす方法

まず結論：鍵は「調整」と「確定」を分けること

採用担当者が日程調整だけで一日を終えてしまう。そんな悩みを抱える人材紹介会社は少なくありません。候補者・クライアント・面接官という三者間の調整が滞る構造を変える鍵は、「調整」と「確定」を分けることです。

いま何が起きているか

人材紹介・人材派遣の現場では、候補者・クライアント企業・面接官という三者の空き時間をメールと電話で往復して確認する運用が今も多く見られます。担当者一人が状況を把握している間に、別の候補者から返信が届き、対応が後回しになります。誰が・いつ・どこまで確認したかは担当者の頭の中とメール受信箱にしか残らず、担当者が不在になると調整そのものが止まってしまいます。日程が決まるまでの時間が延びるほど、候補者の気持ちは他社の選考へ移りやすくなります。

どう考え、どう動くか

• 候補者とクライアント双方の空き候補日を、まずフォームで一次収集する
• 担当者の役割を「調整」から「候補日の確定」だけに絞る
• 誰が・いつ確認したかを共有画面に残し、担当者不在でも止まらない状態にする
• 高頻度な往復連絡（メール・電話）を、まず数を減らすことから着手する
• 一度に全工程を変えず、日程調整という一つの詰まりから始める

VELAの立場

VELAは、御社の業務の詰まりがどこにあるかを一緒に見つけ、仕組みに落とし込むところまで伴走します。ツールを導入して終わりにせず、現場が実際に使い続けられる状態まで、共に航路を渡ります。何か新しい体制を一度に作るのではなく、今ある詰まりの一つから、着実に手をつけることを大切にしています。