出荷から請求まで、町工場の伝言ゲームを減らす

まず結論：出荷の事実を「出荷した場で一度だけ」記録する

月末になると、出荷伝票を集め直して請求書を作る。そのたびに事務の方の帰りが遅くなる。そんな状況に心当たりのある経営者の方は、少なくないと思います。結論から言えば、請求書づくりの負担は、担当者の努力ではなく、出荷情報の置き場所で変わります。

ここでは従業員20名ほどの金属部品の町工場を例に考えます。実在の企業の事例ではありません。

いま何が起きているか

製品を出荷すると、現場は複写の納品書を書きます。その控えは、出荷場のかごや現場の机、事務所のトレーにばらばらに置かれます。

月末が近づくと、事務担当の方が控えを一枚ずつ集め、受注台帳と見比べて請求書を作ります。抜けや重複が見つかるたびに、現場へ確認に走ります。原因は注意不足ではありません。出荷の事実が、請求を作る人の手元に届くまでに、何度も人の手を渡る構造にあります。

どう考え、どう動くか

見直しの軸は、出荷の事実を「出荷した場で一度だけ」記録することです。進め方の例を挙げます。

• 出荷担当が、梱包の完了時にタブレットで出荷実績を入力する
• 入力した内容は、受注情報と同じ一覧に並ぶ
• 事務担当は、月末ではなく週に一度、未請求の出荷を一覧で確認する
• 確認で見つかった抜けは、その日のうちに出荷担当へ共有する

いきなり全社で変える必要はありません。まず一つの取引先分から試し、現場が無理なく入力できる形を確かめます。ツールは、この流れを支える手段の一つにすぎません。

VELAの立場

VELAは帆として、経営者の方が受けている風を、まず丁寧に伺います。月末の請求作業が重いという悩みの奥には、事務担当の方への申し訳なさや、入金の遅れへの不安があることも少なくありません。VELAは、現場の出荷の流れを一緒に確かめ、無理のない順序で仕組みに置き換える航路を、共に渡ります。ご相談の際は、いまの伝票の流れをお聞かせいただくだけで構いません。効果の出方や期間は、会社ごとに異なります。