結論
納期を聞かれるたびに事務の方が現場へ走るのは、受注は事務に、進み具合は班長の頭に、段取りは現場にと、情報が三か所に分かれているからです。人を増やす前に、工程を三つか四つに区切って班長が区切りごとに画面上のカードを一枚動かし、事務がその画面を見て答える形にすれば、往復はなくせます。
まず結論：人を増やす前に、進捗の置き場所を一つに決める
納期を聞かれるたびに現場へ走る事務の方を見て、申し訳なさを感じている経営者の方は少なくありません。結論から言えば、人を増やす前に、進捗の置き場所を一つに決めることが出発点です。
ここでは従業員20名規模の町工場を例に考えます。実在の企業の事例ではありません。
いま何が起きているか
取引先から「あの案件、いつ出せますか」と電話が入ります。事務担当の方は、その場で答えを持っていません。受注の内容は事務に、進み具合は班長の頭の中に、段取りは現場にあるからです。
そこで事務担当の方は現場へ向かい、班長に聞き、席に戻ってから折り返します。一本の電話に二人が動き、班長の手も止まります。これは担当者の努力不足ではなく、情報が三か所に分かれている構造の問題です。
どう考え、どう動くか
最初に決めるのは、ツールではありません。「納期を聞かれたとき、誰がどこを見れば答えられるか」です。進め方の一例を挙げます。
- 工程を、大きく三つか四つに区切る
- 班長が区切りの時点で、画面上のカードを一枚動かす
- 事務担当の方は、その画面を見て回答する
- 最初は、一つの受注ラインだけで試す
- 回答の目安が実態と合っているかを、数週間かけて見直す
現場の皆さまの負担は、区切りでカードを動かす一手間に抑えます。
VELAの立場
VELAは帆として、経営者の方が受けている風を一緒に受け止めます。ツールを入れて終わりにはしません。どの工程で区切るか、誰が動かすか、現場が続けられるかまで、航路を共に渡ります。決めるのは経営者の方です。VELAは論点と選択肢を持ち込み、決める伴走と実行を担います。
よくある質問
納期の確認が電話頼みになるのはなぜですか？
受注・進捗・段取りの情報が別々の人に分かれているためです。答えの置き場所が決まっていないと、確認の往復が起きやすくなります。
納期管理にシステムは必須ですか？
必須ではありません。まず共有の方法と動かす人を決め、一つのラインで試すことから始められます。紙や表計算で足りる場合もあります。
現場が入力を続けてくれるか不安です。
入力項目を絞り、工程の区切りで一回だけ動かす形にすると、負担を抑えやすくなります。続けられる粒度から決めます。
その課題、VELAと一緒に航路を描きませんか。
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