作業日報の集計が月末頼みになる町工場の見直し方

まず結論：記入と集計を同じ流れにまとめ、入力を一度で済ませる

月末になると、手書きの作業日報の山を前に、誰かが電卓とExcelに向かっている。そんな町工場の経営者の方は少なくありません。結論から言えば、記入と集計を同じ流れにまとめ、入力を一度で済ませることが出発点です。

ここでは従業員25名規模の町工場を例に考えます。実在の企業の事例ではありません。

いま何が起きているか

作業者は一日の終わりに、紙の日報へ品番と作業時間を手で書きます。月末になると、事務担当がその紙を集め、品番ごとの時間をExcelへ転記して合計します。

集計が終わるのは翌月の中ごろになり、どの案件に時間がかかったかを知るのは、案件が終わってからずっと後です。記入漏れや読み取れない字の確認にも、手間がかかります。この集計と確認に使う時間は、月に数十時間規模にのぼることも想定されます。

どう考え、どう動くか

まず、直近一か月分の日報を見て、集計に何時間かかったかと、誰が確認に動いたかを書き出します。次の順で進めます。

• 記入する項目を、日付、品番、作業内容、作業時間の四つに絞る
• 記入は、作業が終わるその場で行う
• 記入した内容が、そのまま集計に使われる形にする
• 集計は、週に一度、短い時間で確認する
• 最初は、一つのラインだけを対象にする

全員の記入方法を一度に変える必要はありません。書く側の手間を増やさず、後から転記する手間をなくすことが、続けるための鍵になります。

VELAの立場

VELAは帆として、現場という風を受けて進みます。道具を先に決めることはしません。日報がどこで書かれ、誰の手を通り、どこで時間が消えているかを、経営者の方と一緒に確かめます。そのうえで、記入の型づくりから定着まで、共に航路を渡ります。目指す状態は、案件が終わる前に工数の実態が見え、経営者の方が早い段階で判断できる会社です。成果の数値をお約束するものではありません。