不具合の対応履歴が、担当者の記憶にしか残らない町工場へ

まず結論：不具合の経緯を一か所に残し、誰でも探せる形にする

取引先から不具合の連絡が入るたび、「あの件はどう対応したか」と特定の担当者に確認が集まる。そんな町工場の経営者の方は少なくありません。結論から言えば、不具合の経緯を一か所に残し、品番で誰でも探せる形にすることが出発点です。

ここでは従業員20名規模の町工場を例に考えます。実在の企業の事例ではありません。

いま何が起きているか

取引先から不具合の連絡が入ると、ベテランの品質担当が過去の似た事例を思い出して対応します。原因と対策は、本人の記憶と個人のノートに残っています。

担当者が不在の日は、他の人が過去の経緯を探せず、同じ調査をやり直すことになります。記録が人に付いているため、似た不具合が繰り返される場合もあります。調査のやり直しに使う時間は、月に数十時間規模にのぼることも想定されます。

どう考え、どう動くか

まず、直近の不具合を数件選び、誰が何を覚えていたかを書き出します。次の順で進めます。

• 記録する項目を、日付、品番、症状、原因、対策の五つに絞る
• 対応が終わった当日に、担当者が一行ずつ残す
• 記録を一つの一覧に集め、品番で探せるようにする
• 同じ品番で不具合が出たら、過去の記録がすぐ見つかるようにする
• 最初は、直近半年の不具合だけを対象にする

過去の分をすべて整える必要はありません。残す手間を小さくすることが、続けるための鍵になります。

VELAの立場

VELAは帆として、現場という風を受けて進みます。道具を先に決めることはしません。不具合が起きたとき、誰が何を調べ、どこで時間が消えているかを一緒に見て確かめます。そのうえで、記録の型づくりから定着まで、経営者の方と共に航路を渡ります。目指す状態は、担当者が不在でも過去の経緯を誰でも探せて、同じ調査を繰り返さない会社です。成果の数値をお約束するものではありません。