取引先の内示が電話や立ち話で届いて材料手配が後手に回るのは、聞き漏らしではなく、内示を受ける場所と手配を決める場所が分かれている構造が原因です。手配に時間がかかる主要材料に絞り、内示を受けた人が取引先・品目・時期をその場で一行残し、手配を決める人が毎朝その記録だけを見る形が出発点です。
まず結論：内示を受けた人が、その場で一行残す
取引先からの内示が電話や立ち話で届き、材料の手配が後手に回る。そんな風を受けている経営者の方は、少なくないと思います。内示は正式な注文ではないため、記録の置き場が曖昧になりやすいのです。結論から言えば、内示を受けた人がその場で一行残す形が出発点になります。
本記事は一般的な業務構造から組み立てた例であり、特定の会社の事例ではありません。
いま何が起きているか
町工場では、取引先の内示が正式な注文書より先に届くことがあります。電話で聞いた担当の方、メールを見た事務の方、立ち話で聞いた工場長。受け取る人がばらばらで、メモの置き場もそれぞれです。
材料の手配を決める人が内示を知らないまま、納期が近づく場面も起こります。逆に、聞いた人の頭の中だけで手配が進み、その方が休むと止まります。原因は聞き漏らしではなく、内示を受ける場所と手配を決める場所が分かれている構造にあります。
どう考え、どう動くか
最初から需要予測のような仕組みを目指さないことが、続けるコツです。
- 対象を、手配に時間がかかる主要な材料に絞る
- 内示を受けた人が、取引先・品目・時期をその場で一行残す
- 正式な注文が来たら、同じ記録に印を付ける
- 手配を決める人が、毎朝その記録だけを見る
- 週に一度、内示と実際の注文のずれを短く振り返る
変えるのは道具より先に、誰が、いつ、何を残すかという流れです。記録は、受けた一瞬に収まる形にします。そうすれば、手配の判断が遅れる場面が減ることが想定されます。
VELAの立場
VELAは帆として、経営者の方の風向きに合わせて形を変えます。決まった型を押し付けることはしません。まず、いまの内示の受け方と手配の決め方をお聞きして、情報が一人に集まっている箇所を一緒に確かめます。そのうえで、現場が無理なく続けられる記録の形を決め、航路を最後まで共に渡ります。効果の出方や期間は、会社ごとに異なります。