検査記録の転記、なぜ毎晩の残業になるのか

まず結論：記録の置き場所を一つにし、測った本人がその場で残す

検査の結果を紙に書き、夜にExcelへ写す。一日の終わりにその作業が待っていると、気が重くなる経営者の方は少なくありません。結論から言えば、記録の置き場所を一つにして、測った本人がその場で残す形に変えることが出発点です。

ここでは従業員20名規模の町工場を例に考えます。実在の企業の事例ではありません。

いま何が起きているか

検査担当は、測定した値を検査シートに手書きします。夜になると、その値をExcelへ転記し、報告書の形に整えます。不良が出た日は、原因の記録を探すだけで時間がかかります。

転記にかかる時間は、月に数十時間規模にのぼることも想定されます。手書きの数字は読み違えが起きやすく、確認の手間も増えます。記録が紙とExcelに分かれるため、全体を把握できるのは検査担当一人だけになります。

どう考え、どう動くか

まず、入力の回数を数えます。同じ数字を何度書いているかが出発点です。次の順で進めます。

• 測定した場で、一度だけ入力する
• 入力は、現場で使いやすい手段にそろえる
• 集計表と報告書は、入力済みの値から作る
• 不良の記録は、品番と日付で後から探せる形にする
• 最初は、不良が多い一つの工程から始める

全工程を一度に変える必要はありません。小さく始めて、現場が使いやすい形に整えていきます。

VELAの立場

VELAは帆として、現場という風を受けて進みます。道具を先に決めることはしません。検査の流れを一緒に見て、どこで転記が生まれているかを確かめます。そのうえで、記録の型づくりから定着まで、経営者の方と共に航路を渡ります。目指す状態は、検査担当が定時に帰れて、記録を誰でも探せる会社です。成果の数値をお約束するものではありません。