車検予約の二重管理をなくす整備工場の一歩

まず結論：道具を変える前に「予約情報の置き場所」を一本化する

車検や点検の予約管理に、心当たりはありませんか。フロント担当が電話を受けて手書きのメモに残し、整備士は別の作業予定表を見ている——そんな状態が続くと、同じ時間帯に車検と重整備の予約が重なるダブルブッキングが起こりやすくなります。対策の中心は、新しいシステムを導入することではなく、予約情報の置き場所を一本化することです。

いま何が起きているか

整備工場の現場では、車検・点検の予約がフロント担当の手書きメモや付箋、整備士の作業予定表など、複数の場所に分かれて管理されているケースが少なくありません。電話を受けたその場でメモに書き留め、後でまとめて予定表に転記する、という二段階の作業が発生している工場もあります。転記のタイミングがずれたり、繁忙時に転記自体が漏れたりすると、同じ枠に車検と重整備の予約が重なるダブルブッキングが起こります。原因は担当者の不注意ではなく、予約情報の置き場所が複数に分かれているという構造そのものにあります。

どう考え、どう動くか

• 電話を受けたその場で、共有できる予定表（紙でもデジタルでも一つに統一）へ直接記入する
• フロント担当と整備士が同じ予定表を見られる状態を作る
• 転記という工程そのものをなくす
• 繁忙時間帯だけでも、予約受付の担当を明確に決めておく

道具を変える前に、誰が・いつ・どこに予約を書き込むかという役割を整理することが、二重管理を防ぐ最初の一歩になります。

VELAの立場

VELAは、こうした「日々の流れを少し整える」という航路を、経営者おひとりに背負わせません。何を変え、何をそのままにするかを一緒に見極め、決めるところから実行まで並走します。大きなシステム投資を前提にせず、まず今の業務の流れを一緒に眺めるところから始めます。