卸売業の受注ズレ、電話とFAXで防げるか

まず結論：投資より先に見直すべきは「入力のタイミング」

卸売業の現場では、電話やFAXで受けた注文を、営業終了後にまとめて在庫システムへ入力しているケースが少なくありません。在庫の記録が実態とずれる根本の原因はここにあります。結論から言えば、投資より先に見直すべきは入力のタイミングです。

いま何が起きているか

卸売業では今も、電話・FAXでの受注が主要な入口になっている会社が少なくありません。営業担当や事務員がメモや伝票で受け付けた注文は、営業終了後にまとめて在庫管理システムへ転記されるのが一般的です。この転記作業には担当者の記憶や手元のメモが頼りになる場面が多く、誰が・いつ・何を受注したかという経緯は、入力する本人にしかわからない状態になりがちです。結果として、日中に受けた注文と実際の在庫数の間にズレが生じたまま、次の注文を受けてしまうことがあります。

どう考え、どう動くか

この構造を変えるために有効なのは、大掛かりなシステム刷新ではなく、受注を記録するタイミングを「後でまとめて」から「その場で」に変えることです。

• 電話・FAXで受けた注文を、スマートフォンやタブレットからその場で入力できる仕組みを用意する
• 入力内容が在庫管理システムへリアルタイムに反映される状態をつくる
• 営業終了後の一括転記の工程そのものをなくす
• 誰が・いつ受けた注文かが、入力担当者以外にもわかる状態にする

これにより、在庫の記録と実態のズレを未然に防ぎやすくなります。

VELAの立場

VELAは、卸売・小売の現場が抱えるこうした課題に、AIツールを作って終わりにしません。受注の流れそのものを一緒に見直し、現場が無理なく使い続けられる形に落とし込むところまで伴走します。決めるべきことを決め、実行し、定着させる——その航路を最後まで共に渡ることが、VELAの役割だと考えています。