候補者情報の二重入力をなくす業務改善の進め方

まず結論：起点はツールではなく「入力場所を一か所に決める」こと

「あの候補者は今どこまで進んでいますか」——この問いに即答できず、担当者に確認して回る。人材紹介業を営む経営者の方から、よく伺うお話です。結論を先に申し上げます。解決の起点はツールの導入ではなく、入力する場所を一か所に決めることです。

いま何が起きているか

人材紹介業では、候補者お一人あたりの情報量が多くなります。経歴、希望条件、面談の記録、企業への推薦状況といった情報が積み重なります。これらが求人管理システム、表計算ソフト、メールの三か所に分かれていることは珍しくありません。同じ内容を三度入力するため、どれが最新なのか分からなくなります。その結果、進捗を知っているのは担当者だけという状態が生まれます。担当者が休むと案件が止まります。これは個人の能力の問題ではありません。情報が分断されたまま運用されている構造の問題です。公的な支援制度でも、複数の業務プロセスを横断したデジタル化が支援の対象とされています。

どう考え、どう動くか

順序を間違えないことが要点です。ツールを選ぶ前に、業務の棚卸しから始めます。

• 候補者情報を、いま誰がどこに入力しているかを書き出す
• 三か所のうち、どれを正とするかを一つだけ決める
• 正の場所に入れたら、残りへ自動で反映される形を設計する
• 担当者が入力しなくてよくなる作業を、名前を挙げて確定する
• 進捗が一覧で見える状態を作り、口頭での確認をやめる

ここで大切なのは、ツール名ではありません。誰が、いつ、何を入力しなくてよくなるのか。これを先に決めておくと、導入したのに使われないという事態を避けやすくなります。

VELAの立場

VELAは帆です。課題という風を受けて、いまの場所から到達したい状態まで、航路を共に渡ります。業務の整理は、社長お一人で進めるには荷が重い仕事です。日々の業務を回しながら、全体の構造を見直す時間を確保することは簡単ではありません。ですから私たちは、整理と設計を引き受けます。社長にお願いするのは、現状を一度お話しいただくことだけです。決めるべきところでは、選択肢と判断材料をお持ちします。そして、決めた後も一緒に渡り切ります。